iiKO - СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ СЕТЬЮ РЕСТОРАНОВ
Проблемы с которыми сталкиваются заказчики с большим количеством точек в разных по географии местах это сложность в отслеживании процессов, которые идут на этих точках и потеря заказов, которые невозможно отследить без автоматизации. В 2019 San Remo заключили договор с нашей компанией Терабайт на проведение работ по настройке оборудования и внедрению автоматизированной системы учета заказов и доставки iiko. И мы сразу приступили к работе.
Период проведения1 этап - настройка iiko и ввод системы в эксплуатацию - март-апрель 2019 г.
2 этап - внедрение системы колл-трекинга, ip-телефонии, автоматизация call-центра - Ноябрь 2019 г. - Февраль 2020 г.
Нашему заказчику приходилось контролировать и вести учет каждой отдельной точки. В каждой пиццерии был отдельный бухгалтер и технолог, которые обрабатывали только документы одной точки. Информация в доставку приходила на электронную почту из Arora, Delivery Club-систем агрегации заказов и с собственного сайта, что также затрудняло проверку цепочки от звонка до получения клиентом готового блюда. Много недовольных клиентов из-за задержки заказов.
Цель проекта- Наладить управленческий учет
- Произвести централизацию работы с номенклатурно-справочной информацией и технологическими картами
- Обеспечить централизованное управление заказов поставщикам
- Централизованное управление ценами и акциями на торговых точках
- уменьшить долю повторного ввода информации из-за разрозненности информационных баз
- повысить достоверность информации и скорость ее получения
- Актуализировать данные по остаткам на торговых точках
- Централизовать место сбора заказов
- Распределять заказы с учетом геолокации клиента и ближайшей к нему торговой точки
- Сократить время от получения заказа до вручения конечному потребителю готового блюда
- Снизить затраты на бухгалтерские расходы
- Отслеживать и обрабатывать каждый звонок
- Внедрить колл-центр, который будет интегрирован в систему заказов
- Анализировать время и качество доставки
Сеть Пиццерий San Remo провели тендер на автоматизацию и дальнейшее сопровождение по определенному уровню SLA. В рамках требований SLA сопровождения и потребностей автоматизации сети, был нашей компанией было сделано предложение, которое оказалось лучше наших конкурентов.
О компанииSan Remo - сеть пиццерий и доставка готовой продукции клиентам в городе Воронеж. На тот момент в San Remo было более 5 торговых точек.
Как все работало раньше- Цифры по управленческому учету собирались достаточно долго;
- Актуальная информация по ценам, остаткам, технологическим картам, выручке передавалась с точки вручную, где обрабатывалась отдельным оператором;
- Заказы собирались хаотично и попадали в каждую точку без учета ее расположения
- Если оператор пропустил звонок, то заказ был потерян
- В доставку все заказы приходили на электронную почту из (Arora, Delivery Club-систем агрегации заказов и с собственного сайта), сложно было отследить заказы
- Бухгалтер в каждой точке - высокая доля расходов
- Хорошилов Валерий – архитектор проекта
- Шевелюхина Виктория – менеджер проекта
- Мезенцев Дмитрий – программист 1С
- Барышев Дмитрий – руководитель сервисного центра
- Савкин Дмитрий – ведущий инженер
- Инженер iiko
Подготовка и настройка серверов, программного обеспечения iiko, распределенной информационной базы, рабочих мест (оборудования, программного обеспечения) на местах проводилась с учетом рабочего времени пиццерии, наша команда работала в нерабочее время клиента, чтобы не допустить простоя и потери заказов. Тк изначально пиццерия была децентрализована и инфраструктура (торговое оборудование, телефония) сильно разнилась, пришлось предварительно проделать большую работу, чтобы привести все к одинаковым стандартам. С нашей стороны были сдвинуты сроки по внедрению call-центра и ip-телефонии, это связано с недооцененным объемом работ. Не смотря на это бюджет на автоматизацию не расширялся.
Вовлеченность заказчикаНашей команде предоставили доступ для проведения работ на точках, проявили доверие.
Результат- Был налажен управленческий учет
- Работы с номенклатурно-справочной информацией и технологическими картами происходит централизованно
- Управление заказов поставщикам происходит в единой системе
- заказы попадают в единый центр распределения заказов iiko
- заказы распределяются с учетом геолокации покупателя
- управление ценами, скидками, номенклатурой и технологическими картами в единой системе iiko
- уменьшилась долю повторного ввода информации, которая была из-за разрозненности информационных баз
- повысилась достоверность информации и скорость ее получения
- данные по остаткам на торговых точках более точные, так как нет задвоения
- сокращение бухгалтерских расходов, теперь не нужен отдельный бухгалтер на каждой торговой точке
- сокращение времени доставки за счет автоматизированной обработки и распределения заказов
- колл-центр в этой же системе учета заказов iiko и ни одного потерянного звонка
- обратную связь пиццерия получает быстро и может исправить ситуацию, в случае недовольных клиентов
- уменьшилось количество недовольных покупателей, повысилась репутация клиента
Манукян Армине Владиковна
собственница
«Проблемы с потерями заказов ушли с внедрением колл-центра. Сократилось время доставки за счет улучшенного распределения заказов, меньше плохих отзывов и недовольных клиентов. Нам удалось оптимизировать затраты на бухгалтерских услугах. Раньше были бухгалтера в каждой торговой точке, сейчас остался один. Мы благодарны команде за учет наших возможностей и за индивидуальный подход, ребята из компании Терабайт работали в нерабочее время пиццерии, за счет этого мы не отрывались от производства и не теряли клиентов.»